Fez a visita, perdeu uma noite a preparar o orçamento, enviou-o. E depois, nada. O cliente não diz que sim nem que não. Passa uma semana, passam duas, e o orçamento fica esquecido numa pasta.
Na maioria dos casos, o silêncio não quer dizer «não». Quer dizer que o cliente está ocupado, está a comparar, tem uma dúvida que não fez, ou simplesmente se esqueceu. Quem volta a perguntar, com educação, ganha muitas destas obras.
Porque é que tantas empresas não fazem seguimento
- Falta de tempo. O dia acaba e há orçamentos novos para fazer.
- Medo de incomodar. Ninguém quer parecer um vendedor chato.
- Falta de registo. Sem uma lista, é impossível lembrar quem recebeu orçamento e quando.
O medo de incomodar é o mais fácil de resolver: um seguimento bem feito não é pressão, é serviço. O cliente pediu-lhe um orçamento; perguntar se tem dúvidas é mostrar que se importa.
O calendário que funciona: dias 2, 5 e 10
Não é preciso uma estratégia complicada. Três contactos, espaçados, cobrem quase todas as situações:
- Dia 2: confirmar que chegou. O cliente já teve tempo de abrir, mas ainda tem a visita fresca na memória.
- Dia 5: oferecer ajuda. É quando surgem as dúvidas e as comparações com outros orçamentos.
- Dia 10: fechar a porta com elegância. Uma última mensagem, sem pressão, que permite ao cliente dizer sim, não ou «mais tarde».
Mensagens prontas para WhatsApp
Adapte o texto à sua maneira de falar. O importante é ser curto, pessoal e terminar com uma pergunta fácil de responder.
Dia 2
Bom dia, Sr. Rui. É o Paulo, da Clima Norte. Só para confirmar que recebeu o orçamento do ar condicionado que lhe enviámos na terça. Se tiver alguma dúvida, estou por aqui.
Dia 5
Olá Sr. Rui. Já teve oportunidade de ver o orçamento? Se quiser, posso explicar alguma parte ou ajustar a solução ao que precisa. Também temos disponibilidade para instalar já na próxima semana.
Dia 10
Sr. Rui, não quero incomodar mais. Só preciso de saber se avançamos, se prefere deixar para mais tarde ou se já decidiu de outra forma. Qualquer resposta me ajuda a organizar a agenda. Obrigado!
A mensagem do dia 10 é a que mais respostas costuma ter, porque dá ao cliente uma saída fácil. E um «não, obrigado» também tem valor: pode perguntar o motivo e aprender com ele.
Quando parar
- Se o cliente disser que não está interessado, agradeça e pare.
- Se disser «mais tarde», pergunte quando e volte a contactar nessa data.
- Se não responder a nenhuma das três mensagens, pare. Pode voltar a contactar numa campanha de época (por exemplo, antes do verão para ar condicionado).
Erros a evitar
- «Então, já decidiu?» Soa a pressão. Prefira oferecer ajuda.
- Descontos no seguimento. Ensinam o cliente a esperar pelo desconto. Se quer dar um, dê-o no orçamento.
- Mensagens longas. No WhatsApp, três linhas chegam.
- Ligar sem avisar à hora de jantar. Uma mensagem deixa o cliente responder quando puder.
Como automatizar o seguimento
Uma folha de Excel com a data de cada orçamento e lembretes no telemóvel já resolve muito. Mas exige disciplina todos os dias.
O Orçamento Fechado faz este seguimento sozinho: depois de enviar o orçamento, o assistente lembra o cliente aos dias 2, 5 e 10, com o nome da sua empresa, e avisa-o no WhatsApp assim que o cliente responde. Se o cliente disser que não, pára e regista o motivo.
Se ainda está a perder pedidos antes do orçamento, leia também porque é que responder primeiro fecha mais obras.